首先是列国诸侯到会的时间，第一个到会的是晋国中军元帅赵武。然后，5月29日，郑国上卿良霄到会。6月2日，鲁国执政上卿叔孙豹、齐国右相庆封和上大夫田须无、卫国卿大夫石恶到会。6月8日，晋国下军佐智盈到会。6月10日，邾国国君邾悼公到会。6月16日，楚国公子黑肱到会。6月22日，滕国国君滕成公到会。
重大国际会议，开个会是形式，而会前会中会后的那些事，那是真正的关键，这些事，就是如何统一思想达成共识为目的的各方谈判。而最重要的谈判，当然是晋国与楚国的谈判。只要两个超级大国把细节谈妥了，其他的都好说。
晋国谈判代表是下军佐智盈。智盈根据赵武的要求，全面收集了解楚国的相关情报，了解楚国代表团组成人员的性格特点，提出晋国的具体谈判要求。
楚国的谈判代表是楚康王的亲兄弟公子黑肱，但他只是楚国令尹屈建的传话筒。屈建此时在哪里？他在陈国，这是一位非常小心谨慎的楚国令尹。毕竟，与晋国死磕了百来年了，宋国又是晋国为首的中原联盟之国，对楚国来讲，什么都要小心。
叔孙豹很清楚，谈判的基础内容是宋国大夫向戌提出的，首先征求楚国令尹屈建和晋国中军元帅赵武的意见。
据说，屈建仔细研究后，提出了一个新要求：以后，晋国的属国，即以晋国为盟主的各中原诸侯，都要朝见楚国；同理，以楚国为首的各国诸侯，也要朝见晋国。
听说楚国提出了要求，赵武迅速主持召开了晋国代表团会议，这次会议还邀请了到会的包括叔孙豹在内的中原列国诸侯联盟的代表参会。
赵武对大家道：“武以为，楚国的这个要求不过分，我们应该答应。同时，考虑到晋国、楚国、齐国、秦国都是大国，互相朝见一事要分别对待。
齐国作为东方大国，我们要给予充分的尊重。所以，要确保齐国不要履行朝见义务，既不用朝见我们晋国，也不用朝见楚国。同样，秦国一直是楚国的盟国，但楚国也是做不到真正指挥秦国的，所以，秦国不用朝见楚国，也不用朝见晋国。
秦国和齐国，都是大国，如果赋予他们朝见的义务，那武担心这次谈判是要破的，所以，就把这个意见带给楚国吧。如果楚国能够说服秦国朝见我们晋国，那我们就要努力要求齐国朝见楚国，这是对等的。”
据说，晋国的意见再次带到楚国令尹屈建手中，屈建不敢大意，这一次他是专门派人回国请示了楚国国君楚康王。楚康王非常大度，他大手一挥：“那就这样定了，秦国和齐国不需要朝见任何诸侯，但其他诸侯都要各自朝见晋国和楚国。”
什么意思？就是全世界诸侯，除了秦国和齐国这两个诸侯外，其余的诸侯，不管是晋国同盟圈的，还是楚国同盟圈的，都要按规定每年既要朝见晋国，也要朝见楚国。
这是最主要的条款，秦国、齐国都非常满意。
主要条款谈成了，楚国令尹屈建也就出场了，从陈国到了宋国。跟随屈建到会的，还有陈国大夫孔奂和蔡国大夫声子。晋国的另外两个盟国曹国和许国也都派大夫到会了。
至此，各国大夫都到会了，当然，到会的有两个国家是国君亲自参加的，一个是滕国，一个是邾国，因为这两个国家自认为是小国，所以国君亲自参加以示重视。
只有一个秦国没到会，但秦国的意见非常简单，全面遵守由宋国主持、楚晋两国主导的这次会议精神。
十四国代表团都到了宋国都城睢阳，宋国在睢阳城外划定了很大一片区域，用于安顿各国使团。宋国不是挺繁华的吗？怎么都不住城里豪华酒店驿馆去？
这是为了确保安全！由宋国军队保卫着的一片区域，当然要比大家各自分散居于城里要安全得多。要知道，这虽然是弭兵会盟，但可不是衣裳之会，不是穿着光鲜的衣服参加的会议，而是各国都带了军队前来的。
谁都不放心呐，互相之间你攻我打了百来年了，谁敢保证不会出事？如楚国，就曾经在开会时便拿下了宋国先君宋襄公，最后以宋襄公为人质，大举入侵宋国。这也正是这么重要的一次会议，为何各国国君都不参会，而由各国卿大夫参会之故。
当然，各国既然都带着军队前来参会，能进宋国国都吗？史料记载，各国都被安顿于睢阳城外，以篱笆做墙作为分界。晋国代表团及所率军队驻扎于北边，楚国驻扎在南边。
篱笆为墙，说明互相信任，不会互相攻击。在春秋时期的战场，军队驻扎时，一定要在军营附近挖壕沟，防止敌方战车突然冲击。这次参加弭兵会盟的，虽然各国都带了军队，但军队不是为了来打仗的，而只是保卫。所以驻扎时便不挖壕沟，只用篱笆作为分界，以示互信。
作为具体负责晋国谈判事务的智盈是一位相当谨慎的人，他发现相比之下，楚军不但带的人多，而且有备战的迹象。智盈对赵武担忧道：“我担心楚国人不讲信用，率军发难，袭击我们怎么办？元帅可要当心啊。”
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