朱由校接受任务，就开始紧张的筹备起来，时间紧任务重，必须快马加鞭。
节目方面反而不担心，朱由校与王承恩、王春夏、王秋冬、王冰清、王冰玉早已经排练了很多节目。
经过朱由校认真思考，决定搞一场别开生面的自助餐音乐酒会。
首先是场地，场地就选择西苑琼华岛广寒宫，时间定在下午三点。天气好就在室外草坪，天气不好就在室内。场地经过朱由校实地考察，不需要任何改造，直接布置就行。
场地布置交由曹化淳具体负责。
安排内官监定制一批桌椅，餐桌全部长条形，桌椅外套雪白餐布、椅套。会场装饰以鲜花为主，室外场地就草坪，室内铺设红地毯。
其次是食材，这方面基本不用朱由校费心。朱由校只需要出具菜单、酒水和自助餐的要求，尚膳监就能完成。
自助餐实际上就是将各种制作好的中餐、糕点、酒水摆在一起，让客人根据个人喜好自行取用而已。自助餐筹备交由王承恩具体负责。
食材方面唯一需要花点精力的为生日蛋糕。
最早的蛋糕与面包相似。
面包的发明可以追溯到约公元前6000年，当时古埃及人最先掌握了制作发酵面包的技术。随后，面包制作技术逐渐传播到古希腊和古罗马，其中古希腊人意外地发现了使用新鲜啤酒酵母发酵的面包，而罗马时代则出现了专职的面包师和面包文化。
随着制作面包技术的进步，蛋糕逐渐出现。古希腊和罗马时期，烘焙技术开始传播，蛋糕的制作加入砂糖，出现了芝士蛋糕等不同类型的蛋糕。
中世纪时期，蛋糕成为庆祝节日和宗教仪式中的重要食品。13世纪，英国人将蛋糕命名“cake”，蛋糕开始流行。
同治年间，西式糕点通过海路传入中国。20世纪，蛋糕逐渐成为中国饮食文化中的常用点心之一。无论是生日、婚礼、还是日常聚会，蛋糕成为必不可少的一道美食。
古时的欧洲人相信，生日是灵魂最容易被恶魔入侵的日子，所以在生日当天，亲朋齐聚并送蛋糕以带来好运驱逐恶魔。最初只有国王才有资格拥有生日蛋糕。
蛋糕的主要原料为鸡蛋、白糖、面粉、植物油。以牛奶、果汁、奶粉、香粉、牛油、水为辅料。经过搅拌、调制、烘烤后制成。
奶油是从牛奶中提取的白色脂肪性半固体食品。奶油的制作方法是将牛奶加热煮沸后冷却，冷却后挤出水份，就得到奶油。加热时可根据喜好加入各种辅料。
奶油的历史可追溯到三国时代，当时牛奶主要加工成奶油保存，称为牛酥。1935年，民族实业家吴百亨创建百好炼乳厂，首次试制奶油成功，标志着中国奶油的生产和使用开始普及。
餐具方面使用铝制顶级餐具以及精美的玻璃杯，提升酒会的档次。参加宴会的每人送一套铝制顶级餐厨用具，作为伴手礼。
酒会服装方面，征得万历皇帝同意后，参会的人员，男士作中装，女士穿旗袍以及皮鞋、高跟鞋。服装方面由王春夏、王秋冬带着尚衣监、巾帽局的御用裁缝与参会人员对接量身定制。
万历皇帝的中装为黄色套装，纹饰方面参考借鉴衮龙袍，使用金线绣制12条五爪金龙，前身、后身各三，两肩各一，下摆两侧各二。其余的纹饰取消。
其它参会人员的中装除了黄色，可任选任意色彩，但不得绣复杂的纹饰。中装内搭配白色衬衣。
为了将酒会办得出彩，每个环节朱由校都亲自监督检查。兵仗局、内官监、尚膳监、酒醋面局、尚衣监、巾帽局、内织染局、钟鼓司都被朱由校跑了个遍。
兵仗局位于紫禁城西侧，太液池玉河桥边上，负责定制炭火烧烤、铁板烤肉的厨具。内官监位于万岁山北侧，负责定制酒会桌椅、舞台等木器。
尚衣监紧邻内官监，负责定制万历皇帝的中装。巾帽局紧邻尚衣监，负责定制客人的服装和千层底皮鞋。内织染局位于巾帽局东侧，负责定制餐布、椅套。
钟鼓司紧邻内织染局，负责现场音乐。
朱由校在曹化淳、王承恩等人的陪同下，从慈庆宫出发，向南至东华门内，再向西，穿过会极门、归极门，向西出西华门，走出紫禁城。顺着太液池向北，就来到了兵仗局。
兵仗局负责太监惠进皋、王裕民、杨公春为王安的徒弟，王安失势后，被贬南京守皇陵。几人算是慈庆宫的人，早早的在此恭候朱由校的莅临。
惠进皋、王裕民、杨公春不懂技术，但皇长孙莅临兵杖局，一点也不敢怠慢。生怕惹恼了皇长孙，要是皇长孙不高兴，天知道会遭遇什么样的后果。
兵仗局代表着这个时代钢铁制品方面的最高水平，一大批技艺精湛的工匠在此工作。朱由校到兵杖局视察了一番，这水平给香山书院机械研究部提鞋都不配。但制作炭火烧烤、铁板烤肉的厨具还是很轻松。
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