媒体宣传方面，按照阮梅的吩咐，TVB市场部全程负责仪式的全球媒体宣传工作，阮梅未亲自参与任何宣传活动；宣传工作分为前期预热、现场报道、后期跟进三个阶段，前期预热阶段，TVB在翡翠台、明珠台发布仪式预告，在官网、APP、社交媒体账号（微博、Facebook、Twitter、Instagram）发布基地建设、资源合作等相关信息，累计曝光量达800万人次；现场报道阶段，TVB安排了20人的专业报道团队，对仪式进行全程直播，直播覆盖翡翠台、明珠台及全球20家海外合作媒体，线上观看人数达2000万人次；后期跟进阶段，TVB制作了专题报道，在翡翠台黄金时段播出，专题报道时长60分钟，详细解读艺人经纪业务海外拓展与海外培训基地的意义与影响。
资料准备与后勤保障方面，筹备小组为每位嘉宾准备了精美资料包，包含TVB艺人经纪业务海外拓展规划、海外培训基地介绍、合作协议摘要等资料，共印制350套；同时，准备了签约仪式所需的法律文件、签约文本、荣誉证书等资料；后勤保障团队由80人组成，负责嘉宾的接待、餐饮、住宿、交通等工作，在仪式现场设置了休息区，提供免费的茶水、点心、水果等，配备25名礼仪人员，为嘉宾提供引导、咨询等服务；此外，制定了详细的应急预案，针对可能出现的暴雨、电力故障、嘉宾突发健康问题等突发情况，明确了应急处置流程、责任人员、应急物资等，配备了应急发电机3台、应急医疗箱20个，组建了20人的应急处置小组，24小时待命；与当地公安、消防、医疗等部门建立了联动机制，确保突发情况能得到快速处置。
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