农产品深加工产业逐步发展，恒源农机的“山源农品”逐步打开市场，但陆星砚在市场对接中发现，消费者对农产品质量的关注度日益提升，常有供销社、国营商店反馈，部分消费者询问产品的种植环境、加工流程是否规范，甚至担心农残超标。当时，农产品质量追溯体系尚未普及，山区农产品大多缺乏质量证明，仅靠口头介绍难以让消费者完全信任，一旦出现质量争议，不仅影响产品销量，还可能损害品牌信誉。更关键的是，70年代末至80年代初，农业生产逐步从传统向半现代化转型，化肥、农药使用量有所增加，质量把控难度加大，搭建覆盖种植、加工、销售全环节的简易质量追溯体系，成为保障产品质量、重构市场信任的关键，也契合当时政策对农产品质量规范的初步要求。
“现在消费者买农产品，不光看口感，更看重安全。咱们说产品天然、安全，得有实实在在的依据，不能光靠嘴说。”陆星砚在质量追溯体系建设启动会上强调，“80年代初的条件，搞复杂的追溯体系不现实，得做‘简易可行、农户能参与、消费者能认可’的追溯模式，从种植到销售，每一步都留好记录，让消费者放心，也让咱们的产品在市场上站稳脚。”
体系搭建初期，团队面临两大核心难题：一是山区农户分散，种植环节记录难，70年代末农户大多习惯传统种植，缺乏记录意识，且部分农户文化水平低，难以规范填写信息；二是加工、销售环节信息整合难，当时没有信息化设备，全靠人工记录，信息易遗漏、难核对，追溯链条易断裂。针对这些问题，团队结合80年代初的实际条件，确定“人工记录+简易编码+分级负责”的追溯思路，不追求复杂技术，重点保障信息真实、可查。
种植环节的追溯，核心是解决“谁种的、怎么种的”问题。当时山区农户以家庭为单位种植，地块分散，信息记录需简易便捷。团队为每户农户发放统一的《种植记录本》，采用表格形式，简化填写内容，仅保留播种时间、种子品种、施肥种类及用量、农药使用情况、采摘时间5项核心信息，用图标替代部分文字，比如用肥料图标代表施肥、农药瓶图标代表农药使用，文化水平低的农户可按实际情况勾选，或由技术指导人员协助填写。同时，为每块种植地块分配唯一的“地块编码”，编码由“公社编号+村编号+农户编号+地块序号”组成，简单易记，比如“中心公社-核桃湾村-李01-03”，代表中心公社核桃湾村李大叔家的第3块地块，种植信息与地块编码绑定，避免信息混淆。
陈阳长期扎根田间，负责种植环节追溯信息的收集整理，他结合农户实际优化流程：“农户种地忙，没时间天天记录，咱们就要求‘关键节点必记’，播种、施肥、打药、采摘这四个时间点，要么当天记，要么三天内补记，技术人员每周上门核对一次，确保信息不遗漏。”针对农药使用记录，团队特别规范，明确允许使用的低毒农药种类，农户使用后需记录农药名称、用量、使用时间，禁止使用高毒农药，技术人员定期核查，确保种植环节安全。同时，在每个村庄选取1-2名责任心强的农户作为“质量监督员”，协助收集、核对种植记录，王老汉主动承担这一职责，每天巡查村庄地块，提醒农户及时记录：“这记录不光是给消费者看，也是给咱们自己看，记清楚怎么种的，心里也踏实。”
加工环节的追溯，重点解决“原料来自哪、怎么加工的”问题。当时深加工车间全靠人工操作，信息记录需融入日常生产流程，不额外增加工人负担。团队为每批次原料分配“原料编码”，编码与种植环节的地块编码对应，原料入库时，由仓库管理员记录原料编码、入库时间、农户姓名、原料品质等级，填写《原料入库台账》，每批次原料单独堆放，标注编码；加工过程中，由车间负责人记录加工批次、加工时间、加工人员、工艺参数，填写《加工生产台账》，每批次产品留存少量样品，标注对应原料编码，便于后续核对；产品检测环节，当时没有先进的检测设备，团队与地区农科所合作，定期送样检测农残、水分等关键指标，检测结果记录在《产品检测台账》中，不合格产品一律不予出厂。
凌薇负责加工环节追溯体系的搭建，她制定《加工环节追溯管理规范》，明确各岗位记录责任：仓库管理员负责原料入库记录，加工工人协助车间负责人记录生产信息，质检人员负责检测记录，确保每一个加工环节都有专人负责、信息可查。“80年代初没电脑，全靠手写台账，得要求记录工整、信息完整，不能漏填、错填，不然追溯的时候就找不到头绪了。”凌薇说道，每天下班前，她都会抽查当天的台账记录，发现问题及时整改。同时，车间内设置专门的台账存放柜，分类存放原料、生产、检测台账，台账保存期限不少于1年，便于后续追溯查询。
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